Ready-to-send letters you can copy, fill in and send by email or on paper. Choose a language, replace the words in [brackets], and keep it friendly — most managers and teachers are happy to help when they understand what you need.
Asking for a short prayer break at work
Subject: Request for short prayer breaks during working hours
Dear [Manager’s name], As a practising Muslim, I pray at set times during the day. Two of these prayers usually fall within my working hours. Each prayer takes about 10 minutes. I would like to request: • a short break of about 10 minutes at these times, which I can make up by [starting earlier / staying later / taking a shorter lunch]; • if possible, a quiet, clean place where I can pray — an empty meeting room is enough. This will not affect my work or deadlines, and I am happy to plan breaks around meetings and busy periods. Thank you for considering my request. Kind regards, [Your name] [Team / department]
विषय: कार्य समय के दौरान नमाज़ के लिए छोटे ब्रेक का अनुरोध
आदरणीय [मैनेजर का नाम], मैं एक नियमित नमाज़ी मुसलमान हूँ और दिन में तय समय पर नमाज़ पढ़ता/पढ़ती हूँ। इनमें से दो नमाज़ें आमतौर पर मेरे कार्य समय में आती हैं। हर नमाज़ में लगभग 10 मिनट लगते हैं। मेरा अनुरोध है: • इन समयों पर लगभग 10 मिनट का छोटा ब्रेक, जिसकी भरपाई मैं [जल्दी आकर / देर तक रुककर / छोटा लंच लेकर] करूँगा/करूँगी; • यदि संभव हो, नमाज़ के लिए एक शांत और साफ़ जगह — कोई खाली मीटिंग रूम भी पर्याप्त है। इससे मेरे काम या समय-सीमा पर कोई असर नहीं पड़ेगा, और मैं मीटिंग व व्यस्त समय को ध्यान में रखकर ब्रेक लूँगा/लूँगी। मेरे अनुरोध पर विचार करने के लिए धन्यवाद। सादर, [आपका नाम] [टीम / विभाग]
موضوع: کام کے اوقات میں نماز کے لیے مختصر وقفے کی درخواست
محترم [مینیجر کا نام]، میں ایک باعمل مسلمان ہوں اور دن میں مقررہ اوقات پر نماز ادا کرتا/کرتی ہوں۔ ان میں سے دو نمازیں عام طور پر میرے کام کے اوقات میں آتی ہیں۔ ہر نماز میں تقریباً 10 منٹ لگتے ہیں۔ میری درخواست ہے: • ان اوقات میں تقریباً 10 منٹ کا مختصر وقفہ، جس کی تلافی میں [جلدی آ کر / دیر تک رک کر / مختصر لنچ لے کر] کروں گا/گی؛ • اگر ممکن ہو تو نماز کے لیے ایک پرسکون اور صاف جگہ — کوئی خالی میٹنگ روم بھی کافی ہے۔ اس سے میرے کام یا ڈیڈلائن پر کوئی اثر نہیں پڑے گا، اور میں میٹنگز اور مصروف اوقات کا خیال رکھوں گا/گی۔ میری درخواست پر غور کرنے کا شکریہ۔ خیر اندیش، [آپ کا نام] [ٹیم / شعبہ]
Asking for time for Friday (Jumu‘ah) prayer
Subject: Request for time on Fridays for congregational prayer
Dear [Manager’s name], Every Friday, Muslims attend a short congregational prayer (Jumu‘ah) at the mosque around midday. Including travel, I would need about [60–90] minutes, usually between [time] and [time]. I would like to request this time each Friday. I can make it up by [working later on Fridays / starting earlier / adjusting my lunch break], and I will make sure Friday meetings and urgent work are covered. Thank you for your understanding. Kind regards, [Your name]
विषय: शुक्रवार को जुमे की नमाज़ के लिए समय का अनुरोध
आदरणीय [मैनेजर का नाम], हर शुक्रवार दोपहर के आसपास मुसलमान मस्जिद में जुमे की सामूहिक नमाज़ पढ़ते हैं। आने-जाने सहित मुझे लगभग [60–90] मिनट चाहिए, आमतौर पर [समय] से [समय] के बीच। मेरा अनुरोध है कि हर शुक्रवार मुझे यह समय दिया जाए। इसकी भरपाई मैं [शुक्रवार को देर तक काम करके / जल्दी आकर / लंच ब्रेक बदलकर] करूँगा/करूँगी, और शुक्रवार की मीटिंग व ज़रूरी काम का ध्यान रखूँगा/रखूँगी। आपकी समझ के लिए धन्यवाद। सादर, [आपका नाम]
موضوع: جمعہ کی نماز کے لیے وقت کی درخواست
محترم [مینیجر کا نام]، ہر جمعہ کو دوپہر کے قریب مسلمان مسجد میں جمعہ کی باجماعت نماز ادا کرتے ہیں۔ آنے جانے سمیت مجھے تقریباً [60–90] منٹ درکار ہوں گے، عام طور پر [وقت] سے [وقت] کے درمیان۔ میری درخواست ہے کہ ہر جمعہ مجھے یہ وقت دیا جائے۔ اس کی تلافی میں [جمعہ کو دیر تک کام کر کے / جلدی آ کر / لنچ کا وقفہ بدل کر] کروں گا/گی، اور جمعہ کی میٹنگز اور ضروری کام کا خیال رکھوں گا/گی۔ آپ کی سمجھ کا شکریہ۔ خیر اندیش، [آپ کا نام]
Asking for adjusted hours during Ramadan
Subject: Request for adjusted working hours during Ramadan
Dear [Manager’s name], Ramadan is expected to begin around [date] and last 29 or 30 days. During this month I will be fasting from dawn to sunset. To stay productive, I would like to request one of the following for the month: • starting at [time] and finishing at [time], keeping my full hours; or • working through my lunch break and leaving [30/60] minutes earlier, so I can break my fast at home; or • working from home on [days], where my role allows. My work and availability for important meetings will not change. I am happy to discuss what works best for the team. Kind regards, [Your name]
विषय: रमज़ान के दौरान काम के समय में बदलाव का अनुरोध
आदरणीय [मैनेजर का नाम], रमज़ान लगभग [तारीख़] से शुरू होकर 29 या 30 दिन चलेगा। इस महीने मैं सुबह फ़ज्र से सूर्यास्त तक रोज़ा रखूँगा/रखूँगी। काम अच्छी तरह जारी रखने के लिए मेरा अनुरोध है कि इस महीने इनमें से कोई एक व्यवस्था हो: • [समय] से [समय] तक काम, पूरे घंटे बनाए रखते हुए; या • लंच ब्रेक में काम करके [30/60] मिनट पहले निकलना, ताकि मैं घर पर इफ़्तार कर सकूँ; या • जहाँ मेरा काम अनुमति दे, [दिन] को घर से काम। मेरे काम और ज़रूरी मीटिंग के लिए उपलब्धता में कोई बदलाव नहीं होगा। टीम के लिए जो सबसे अच्छा हो, उस पर बात करने को मैं तैयार हूँ। सादर, [आपका नाम]
موضوع: رمضان کے دوران کام کے اوقات میں تبدیلی کی درخواست
محترم [مینیجر کا نام]، رمضان تقریباً [تاریخ] سے شروع ہو کر 29 یا 30 دن رہے گا۔ اس مہینے میں صبح فجر سے غروبِ آفتاب تک روزہ رکھوں گا/گی۔ کام بہتر طریقے سے جاری رکھنے کے لیے میری درخواست ہے کہ اس مہینے ان میں سے کوئی ایک انتظام ہو: • [وقت] سے [وقت] تک کام، پورے گھنٹے برقرار رکھتے ہوئے؛ یا • لنچ کے وقفے میں کام کر کے [30/60] منٹ پہلے جانا، تاکہ گھر پر افطار کر سکوں؛ یا • جہاں میرا کام اجازت دے، [دن] کو گھر سے کام۔ میرے کام اور اہم میٹنگز کے لیے دستیابی میں کوئی تبدیلی نہیں ہوگی۔ ٹیم کے لیے جو بہتر ہو اس پر بات کرنے کو تیار ہوں۔ خیر اندیش، [آپ کا نام]
Asking for leave for Eid
Subject: Leave request for Eid
Dear [Manager’s name], I would like to request leave on [date(s)] for Eid [al-Fitr / al-Adha], one of the two main Islamic festivals. The exact date depends on the sighting of the moon, so it may move by one day — I will confirm as soon as it is announced. I will finish or hand over my urgent work before the leave, and [colleague’s name] has agreed to cover [tasks]. Thank you, [Your name]
विषय: ईद के लिए छुट्टी का अनुरोध
आदरणीय [मैनेजर का नाम], मैं [तारीख़] को ईद [उल-फ़ित्र / उल-अज़हा] के लिए छुट्टी का अनुरोध करता/करती हूँ, जो इस्लाम के दो मुख्य त्योहारों में से एक है। सही तारीख़ चाँद दिखने पर तय होती है, इसलिए यह एक दिन आगे-पीछे हो सकती है — घोषणा होते ही मैं पुष्टि कर दूँगा/दूँगी। छुट्टी से पहले मैं ज़रूरी काम पूरा या सौंप दूँगा/दूँगी, और [सहकर्मी का नाम] ने [काम] सँभालने की सहमति दी है। धन्यवाद, [आपका नाम]
موضوع: عید کے لیے چھٹی کی درخواست
محترم [مینیجر کا نام]، میں [تاریخ] کو عید [الفطر / الاضحیٰ] کے لیے چھٹی کی درخواست کرتا/کرتی ہوں، جو اسلام کے دو بڑے تہواروں میں سے ایک ہے۔ صحیح تاریخ چاند نظر آنے پر طے ہوتی ہے، اس لیے یہ ایک دن آگے پیچھے ہو سکتی ہے — اعلان ہوتے ہی میں تصدیق کر دوں گا/گی۔ چھٹی سے پہلے میں ضروری کام مکمل یا حوالے کر دوں گا/گی، اور [ساتھی کا نام] نے [کام] سنبھالنے پر رضامندی دی ہے۔ شکریہ، [آپ کا نام]
Asking for halal food at an office event or conference
Subject: Halal food at [event name]
Dear [Organiser’s name], Thank you for organising [event name]. I would like to attend and wanted to ask about food in advance. As a Muslim, I eat only halal meat and avoid pork, alcohol and dishes cooked with alcohol. Could you please: • arrange halal-certified meat dishes, or a clearly labelled vegetarian option; • label dishes that contain pork, gelatine or alcohol; • keep serving spoons separate where possible. If it helps, I can suggest local halal caterers. Thank you for making the event welcoming for everyone. Kind regards, [Your name]
विषय: [कार्यक्रम का नाम] में हलाल भोजन
आदरणीय [आयोजक का नाम], [कार्यक्रम का नाम] आयोजित करने के लिए धन्यवाद। मैं इसमें शामिल होना चाहता/चाहती हूँ और भोजन के बारे में पहले से पूछना चाहता/चाहती था/थी। मुसलमान होने के नाते मैं केवल हलाल मांस खाता/खाती हूँ और सूअर का मांस, शराब और शराब से बने व्यंजनों से परहेज़ करता/करती हूँ। कृपया: • हलाल-प्रमाणित मांस के व्यंजन, या साफ़ लेबल वाला शाकाहारी विकल्प रखें; • जिन व्यंजनों में सूअर का मांस, जिलेटिन या शराब हो, उन पर लेबल लगाएँ; • जहाँ संभव हो, परोसने के चम्मच अलग रखें। ज़रूरत हो तो मैं स्थानीय हलाल कैटरर के नाम बता सकता/सकती हूँ। सबके लिए स्वागत भरा माहौल बनाने के लिए धन्यवाद। सादर, [आपका नाम]
موضوع: [تقریب کا نام] میں حلال کھانا
محترم [منتظم کا نام]، [تقریب کا نام] کا اہتمام کرنے کا شکریہ۔ میں اس میں شرکت کرنا چاہتا/چاہتی ہوں اور کھانے کے بارے میں پہلے سے پوچھنا چاہتا/چاہتی تھا/تھی۔ مسلمان ہونے کی حیثیت سے میں صرف حلال گوشت کھاتا/کھاتی ہوں اور سور کے گوشت، شراب اور شراب سے بنے کھانوں سے پرہیز کرتا/کرتی ہوں۔ براہِ کرم: • حلال سرٹیفائیڈ گوشت کے کھانے، یا واضح لیبل والا سبزی کا انتخاب رکھیں؛ • جن کھانوں میں سور کا گوشت، جیلاٹن یا شراب ہو ان پر لیبل لگائیں؛ • جہاں ممکن ہو، پیش کرنے کے چمچ الگ رکھیں۔ ضرورت ہو تو میں مقامی حلال کیٹررز کے نام بتا سکتا/سکتی ہوں۔ سب کے لیے خوش آئند ماحول بنانے کا شکریہ۔ خیر اندیش، [آپ کا نام]
Letter to your child’s school (prayer, fasting and Eid)
Subject: [Child’s name], [class] — prayer, Ramadan and Eid
Dear [Class teacher’s name], Our child [child’s name] of class [class] is learning to practise Islam. We would be grateful for your support with the following: • Prayer: if a prayer time falls during school hours, could [he/she] have about 10 minutes and a quiet corner to pray? • Ramadan: [child’s name] may fast on some days. Please allow [him/her] to rest in the library or classroom during lunch, and to skip strenuous sports if [he/she] feels weak. • Eid: [child’s name] will be absent on Eid [al-Fitr / al-Adha], expected on [date]. The date depends on the moon, so we will confirm the day before. Please contact us at [phone] if you have any questions. Thank you for your care. Warm regards, [Parent’s name]
विषय: [बच्चे का नाम], कक्षा [कक्षा] — नमाज़, रमज़ान और ईद
आदरणीय [कक्षा अध्यापक का नाम], हमारा/हमारी बच्चा/बच्ची [बच्चे का नाम], कक्षा [कक्षा], इस्लाम का पालन करना सीख रहा/रही है। इन बातों में आपके सहयोग के लिए हम आभारी होंगे: • नमाज़: यदि स्कूल समय में नमाज़ का वक़्त आए, तो क्या उसे लगभग 10 मिनट और नमाज़ के लिए एक शांत कोना मिल सकता है? • रमज़ान: [बच्चे का नाम] कुछ दिनों में रोज़ा रख सकता/सकती है। कृपया लंच के समय उसे लाइब्रेरी या कक्षा में आराम करने दें, और कमज़ोरी लगने पर भारी खेलों से छूट दें। • ईद: [बच्चे का नाम] ईद [उल-फ़ित्र / उल-अज़हा] पर अनुपस्थित रहेगा/रहेगी, जो [तारीख़] को होने की संभावना है। तारीख़ चाँद पर निर्भर है, इसलिए हम एक दिन पहले पुष्टि करेंगे। कोई प्रश्न हो तो कृपया [फ़ोन] पर संपर्क करें। आपकी देखभाल के लिए धन्यवाद। सादर, [अभिभावक का नाम]
موضوع: [بچے کا نام]، جماعت [جماعت] — نماز، رمضان اور عید
محترم [کلاس ٹیچر کا نام]، ہمارا/ہماری بچہ/بچی [بچے کا نام]، جماعت [جماعت]، اسلام پر عمل کرنا سیکھ رہا/رہی ہے۔ ان امور میں آپ کے تعاون کے لیے ہم شکر گزار ہوں گے: • نماز: اگر اسکول کے اوقات میں نماز کا وقت آئے تو کیا اسے تقریباً 10 منٹ اور نماز کے لیے ایک پرسکون گوشہ مل سکتا ہے؟ • رمضان: [بچے کا نام] کچھ دن روزہ رکھ سکتا/سکتی ہے۔ براہِ کرم لنچ کے وقت اسے لائبریری یا کلاس روم میں آرام کرنے دیں، اور کمزوری محسوس ہو تو سخت کھیلوں سے چھوٹ دیں۔ • عید: [بچے کا نام] عید [الفطر / الاضحیٰ] پر غیر حاضر ہوگا/ہوگی، جو متوقع طور پر [تاریخ] کو ہے۔ تاریخ چاند پر منحصر ہے، اس لیے ہم ایک دن پہلے تصدیق کریں گے۔ کوئی سوال ہو تو براہِ کرم [فون] پر رابطہ کریں۔ آپ کی توجہ کا شکریہ۔ نیک تمناؤں کے ساتھ، [والدین کا نام]
Good to know
- Ask early and in writing. Before Ramadan or a new job is the best time. Keep a copy of the reply.
- Offer a solution. Show how the time will be made up — most requests are agreed when work is not affected.
- Finding a place to pray. An empty meeting room, a quiet corner or a clean stairwell landing is enough. Carry a travel prayer mat. Check the prayer-room finder for offices, campuses, stations and airports near you — and add your own.
- Wudu at work. A small bottle and a towel help; many people make wudu at home before work. For questions about combining or shortening prayers, ask a scholar you trust — ask a scholar through Sukon.
- Prayer times for your city are on Today and prayer times worldwide.
- If a request is refused and you feel you have been treated unfairly, speak to HR or your union first. This page is general information, not legal advice.